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Offre d'emploi Secrétaire administrative et caissière - SOS Kinderdorf International


Secrétaire administrative et caissière

Entreprise: SOS Kinderdorf International


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Ville:   Bukavu
Expérience: Non défini
Formation: Non défini
Contrat: Durée Indéterminée
Salaire: Non défini

 



  1. 1.     Poste à pourvoir : Secrétaire  Administrative et Caissière
  2. 2.     Candidatures souhaitées : SOS RDC respecte le genre, il souhaite des candidatures féminines,  il peut recruter un homme à ce poste qu’en cas de manque de compétences parmi les candidatures féminines.
  3. 3.     Lieu d’affectation: Bukavu, Commune d’Ibanda
  4. 4.     Nature du contrat : Contrat à Durée Indéterminée avec période probatoire de 3 mois.
  5. 5.     Place dans l’organigramme: dépend hiérarchiquement du directeur National et fonctionnellement du RRH et RSF
  6. 6.     Résumé du poste :

Sous la supervision hiérarchique  directe du Directeur National  et fonctionnelle du RRH et du RSF dont il/elle reçoit les directives et à qui il/elle rend compte de ses activités et résultats, le/la Secrétaire caissier/caissière   assume les responsabilités suivantes :

  • Assumer un parfait secrétariat de la Direction Nationale de SOS
  • Garantir une  parfaite conception et saisie de la  correspondance à la Direction Nationale de SOS
  • Assurer la gestion de la caisse /trésorerie
  • Apporter un appui aux  ressources humaines, au service financier et aux programmes.

 

  1. 7.     Principales tâches inhérentes au poste

 

  • Assumer un parfait secrétariat de la Direction Nationale de SOS

v  Gestion et orientation des visiteurs à la Direction Nationale

v  Gestion des adresses électroniques de la Direction Nationale

v  Rapportage des réunions internes propres à l’organisation de la Direction Nationale, et éventuellement des réunions externes.

v  Archivage des correspondances reçues et expédiées.

v  Gestion de l’archivage des documents de  tous les sites SOS R. D. Congo.

v  Scannage des documents à envoyer par courriel électronique.

v  Traduire les documents de l’anglais en français et de français en anglais.

v  Accuser de  réception automatique à tout courrier ou toute correspondance  interne  et externe.

v  Relire les correspondances à soumettre à la signature du Directeur National avant tout envoie.

 

 

  • Garantir une  parfaite conception et saisie de la  correspondance à la Direction Nationale de SOS

v  Conception des propositions des lettres administratives à soumettre au responsable des Ressources Humaines pour appréciation avant de les soumettre à la signature du Directeur National.

v  Proposition des réponses aux lettres reçues  tant internes qu’externes à SOS dans un laps de temps.

v  Gestion de l’agenda de la Direction Nationale en matière de correspondance administrative.

v  Coordination  du circuit des documents institutionnels auprès de tous les coordinateurs de services de la Direction Nationale SOS, les sites SOS, les partenaires nationaux et internationaux.

 

 

  • Assurer la gestion de la caisse /trésorerie

v  Tenue de la caisse physique  de la direction : encaissements, décaissements et la sécurité des petits  fonds

v  Tenue des livres de la caisse

v  Classement des opérations de trésorerie

v  Classement des pièces justificatives à transmettre au comptable de  la Direction Nationale

v  Tenue des bons de caisse  etc.

 

  • Apporter un appui en cas de besoin aux  ressources humaines et au service financier

v  Recherche de devis ou proforma  pour la  réalisation des achats de la Direction Nationale

v  Veille à la propreté dans les bureaux des coordinateurs de la direction nationale SOS

v  Veille à la bonne gestion des fournitures et équipements sous la supervision directe du Responsable des ressources humaines

v  Veille aux justificatifs des missions des coordinateurs de services à la Direction Nationale.

 

  1. 8.     Exigences du poste
  • Profile de la candidate

-       Etre de nationalité congolaise

-       Avoir une Connaissance solide en Informatique

-       Avoir une Connaissance  solide  en Anglais

-       Avoir une Maitrise parfaite du français

-       Avoir une Expérience avérée en Secrétariat et caisse

 

  • Qualifications requises

-       Brevet de spécialisation en  dactylo;

-       Diplôme d’Etat  en secrétariat ;

-       Diplôme universitaire (BAC + 5 maximum)  en sciences de l’administration, sciences de lettre et/ou  des domaines apparentés;

-       Formation professionnelle  d’au moins 2 ans en caisse, comptabilité et gestion administrative ;

-       Formation  d’au moins  3 ans en anglais professionnel ou faire montre d’une longue expérience de travail en anglais ;

  1. 9.     Expérience professionnelle requise
  • Une expérience d’au moins 3 ans dans la tenue de la caisse ou de la comptabilité  au sein d’une organisation nationale ou internationale est requise ;
  • Une expérience d’au moins  4 ans dans le domaine de secrétariat au sein d’une administration à plus d’un département,  est un atout ;

 

  • Une bonne maitrise du processus de gestion des courriers et de la procédure de la correspondance administrative  nationale et  internationale;

 

  1. 10.   Capacités requises :

Il  est notamment  requis d’avoir de fortes capacités de travail, ainsi qu’une aptitude à la polyvalence, permettant :

 

  • De planifier des activités ;
  • De gérer plusieurs tâches à la fois ;
  • D’être proactifs afin de répondre rapidement aux besoins  du staff de la Direction Nationale SOS ;
  • D’être capable de prioriser les tâches;
  • D’être expéditrice dans le feed back (soumettre le signataire à temps,…) ;
  • D’être toujours disponible à aider le staff et assister efficacement le service des Ressources Humaines et de Finances;
  • Faire preuve de rigueur dans le travail et le gout du résultat ;
  • De manifester une bonne capacité d’organisation ;
  • La Discrétion et l’Honnêteté,
  • De respecter les exigences de la programmation du travail ;
  • De travailler sous pression ;
  • Avoir une capacité rédactionnelle avérée en français et en anglais est un atout très important.

 

  1. 11.  Compétences linguistiques et informatiques
  • Un excellent niveau en français et en anglais est requis ;
  • Un excellent niveau en traduction bilingue (anglais -français) ;
  • Une Maîtrise parfaite de Microsoft office (notamment : WORD, EXCEL,  INTERNET, Outlook PowerPoint, Publisher, etc.) est très  indispensable ;
  • Une maitrise parfaite de traitement des images en informatique  et capable  de réaliser de façon autonome  les dépliants.


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